威海熱電集團有限公司

物資管理制度（試行）

 物資采購計劃管理規定

一、各公司在每年10月份提報下年度的工程、大修、技改、零修、日常維護等物資的年度計劃。

（一）各公司生技科負責編報基本建設、生產檢修、技改工程等物資計劃；

（二）各公司供熱服務科負責編報外網維護物資計劃；

（三）各公司辦公室負責編報勞動保護用品計劃；

（四）工程管理部門負責按項目名稱編報外網工程施工物資計劃。

二、生產常用易損備品備件和事故備品，實行定額計劃管理，由各公司生技科會同運行、檢修、熱化車間編制《備品備件定額》，報集團生產技術部匯總審批后執行。

三、列入年度大修、技改、基建、外網工程施工項目計劃的，需用單位應提前30天提報物資需求計劃，供貨時間較長的應提前60天；生產維護用物資，需用部門應提前10天提報物資需求計劃。金額較大，按規定需招標采購的，按集團規定時限執行。

四、需求部門編制物資需求計劃應按照集團統一的物料編碼,并明確物資的名稱、規格、型號、數量、用途或項目（工程）類別、需用時間等。

五、物資需求計劃和備品備件定額的上報、審核、批準，按照審批工作流程進行。

所有物資需求計劃審批結束自動返到集團物資管理部，物資管理部在做好全集團各倉庫物資統籌調撥、平衡利庫、壓減庫存的前提下，將計劃單下發至相應采購部門，具體的權限分類如下：

物資管理部負責（除煤炭之外）集團統一采購物資的采購工作，含生產、檢修用品、備件、勞動保護用品、化水運行藥品、供熱管網管道及配件、供熱站房用設備材料及固定資產類及基建類物資（需公開招標、內部招標采購的物資）。

各熱電辦物資管理處負責采購的物資，包括機加工維修、生產（供熱）急需的物資、部分經招標確認價格及入圍供應商的物資等。

因事故狀態、緊急搶修等特殊情況急需的物資，采購申報經分管領導同意，物資管理部負責人接到通知后，本著特事特辦原則可安排相關采購員先行采購、送貨，并告知所屬管辦相關人員，但應在三日內補辦物資需求計劃并注明“補充計劃”字樣、補辦審批流程。

 物資采購管理規定

• 基本原則

（一）物資采購方式

1.招標采購，按照《威海熱電集團有限公司招標管理辦法》執行。

2.詢價、比價采購。市場波動較大不能簽訂長期供貨合同的、不經常用的備品備件和搶修用物資的，采取多方詢價、貨比三家以上的方式采購。

（二）物資采購供貨商應從合格供應商名錄中確定，供應商名錄的建立、評估、篩選、管理，按照有關規定執行。

（三）采購工作程序：

1.物資采購部門根據物資需求計劃，確定采購數量、采購方式等；

2.屬于招標采購的，物資采購部門負責提出招標申請、與中標的廠家聯系、履行合同審批和簽訂程序、執行合同、組織采購等；

3.屬于詢價、比價采購的，由采購經辦人員負責編制《物資采購比價表》，經批準后組織采購。詢價報價單需有報價單位的蓋章和代理人簽字，并與比價審批單一起存檔。

（四）物資采購，屬于招標采購的、非長期供貨廠家定點采購的、單項或批次價值超過5萬元以上的、技術要求復雜的、要求有質量保證的物資采購，必須簽訂合同（有招標年度單價合同的除外）。

（五）集團物資管理部應建立供應商評價體系，每季度或年度組織相關部門共同對供應商在產品供應質量、交貨期、交貨量、信用度、配合度、售后服務等方面進行評估。集團物資管理部根據評估結果，調整與更新合格供應商名錄檔案。

二、物資采購要求

（一）單宗物資超過30萬元（含30萬元）以上須進行公開招標采購，投標廠商不得少于三家（部分不可替代廠家或專利性產品的物資、備件需技術部門作出說明經審批后可協商采購）。大于10萬元小于30萬元的物資采購須進行自主招議標采購（部分不可替代廠家或專利性產品的物資、備件需技術部門作出說明經審批后可協商采購）。小于10萬元物資采購須進行詢價采購，比價、招議標采購廠家不得少于三家。

（二）業務員應根據計劃使用時間，確定到貨時間。對不能夠保證按時到貨的計劃單及時通知計劃提出人。

（三）采購物資優先選擇行業排名靠前的廠家，嚴格審核廠家供貨資質證明材料。

（四）緊急物資申購報經分管領導同意，物資管理部負責人接到通知后，本著特事特辦原則可安排相關采購員，按照發起人的物資需求開展采購事宜，并告知所屬管辦相關人員，采購員必須嚴格遵守“四同四比、擇優訂貨”的原則。

（五）需要外出市場考察確定供貨廠家的，考察后要有書面考察報告，考察報告要由考察人簽字報分管領導，并隨相關合同存檔。

三、詢價、比價采購

（一）采購物資時，業務人員應根據要采購物資的信息變化，進行詢價、比質、比價采購。

（二）業務員必須嚴格遵守物資采購管理規定，熟悉物資供應渠道，了解市場價格行情，嚴格按確定的合格供貨商名單采購，并遵守“就地就近，同樣產品比質量，同樣質量比價格，同樣價格比信譽，同樣信譽比付款方式” 擇優訂貨的原則，確保以合理的價格采購到合格的產品。

（三）業務人員在詢價時應將所購物料的名稱、規格、品牌等相關信息以微信、短信、書面訂貨函、郵件或傳真等形式發給供應商，供應商以書面傳真或郵件的形式回復最優報價。

 合同管理規定

一、合同簽批程序：原則上單筆業務超過5萬元的必須嚴格執行物資采購管理流程簽訂采購合同。

二、物資的采購合同必須先經審批批準，內容要經法務部審核無誤蓋章生效后，方可執行采購業務。購貨合同留存四份，法務部（存檔）、財務部、物資管理部、技術部門各一份。

三、傳真合同：傳真合同在合同條款中要注明傳真件有效。

四、簽定合同時，必須注明合同號，稱謂必須用全稱，并與印章必須一致，合同簽字人與授權人要相符，合同簽字人和簽字時間要齊全。

五、資料存檔管理規定

（一）合同執行中，如產品出現質量異議時，供需雙方形成的會議紀要或備忘錄等，按要求附產品合同一起存檔備案。

（二）合同執行中，因產品質量問題并造成我公司經濟損失的，要將事情經過及處理結果形成文字材料，附合同一起存檔備案。

供應商管理規定

為優化、開發供應商資源，建立供應商市場準入和業績評估體系，維持供應商隊伍穩定可靠，為公司生產、建設提供可靠的物資供應保障，特制定本制度。

   供應商管理的范圍，包括對供應商的調查、選擇、開發、使用、評價和控制等綜合性管理工作。調查是基礎，選擇、開發、評價、控制是手段，使用是目的。

• 供應商管理的核心是在供應商資源調查基礎上，形成優存劣汰機制，編制《合格供應商名錄》。
• 《合格供應商名錄》是采購工作中選擇、使用供應商的主要依據。對于未列入《合格供應商名錄》的供應商，經過調查、評估合格后，列入合格供應商名錄新增部分。
• 對于未納入《合格供應商名錄》，未經過調查、評估，或經過調查、評估后不合格的供應商，無投標資格或供貨資格，不得使用。
• 對于提供虛假資料，騙取《合格供應商名錄》資格的供應商，一經查實，做無條件除名處理。

票務、單據管理規定

• 物資管理工作中的賬簿、單據、卡片是物資和資金流動的依據，是搞好物資管理，合理使用資金，降低成本的重要環節，必須嚴細管理。所有賬、卡、單據和報表，都必須按記賬規則記錄和核算，并做到賬賬、賬單、賬卡、賬物相符。
• 倉庫管理應建立物資保管賬簿、入庫單、出庫單和物資卡片。物資出入庫，物資保管員要開具出入庫單，并詳細、準確記入物資保管賬簿中；物資卡片應填寫物資的名稱、規格、型號和數量，庫存物資應一物一卡，一庫一賬，賬、卡、物相符。
• 物資管理部對統一采購的物資建賬管理，定期檢查采購物資的使用情況。
• 四、零星采購供貨商依據入庫單開具發票，招標采購供貨商按照合同要求開具發票；發票由業務人員接收，移交材料會計，接收及移交要有移交手續。材料會計定期對票據進行維護管理，按財務部門要求匯總相關單據，及時（20個工作日內）與財務部門交接入賬，不能按時入賬必須注明理由，無正當理由的予以通報并進行相關處罰。

物資出、入庫管理規定

一、物資入庫管理

• 物資到貨時，供貨商需提供由業務人員通知的相關信息（包括計劃單號、價格及具體的貨物名稱、型號、數量等），倉庫經辦人按《采購訂單》的內容收料，核對貨物名稱、型號和數量與送貨單、裝箱單是否一致，是否與《采購訂單》相符。
• 物資到貨時需通知計劃提出人，倉庫經辦人員收貨后必須在送貨單上簽字，然后將貨物卸至倉庫指定地點做好標記。
• 易耗品、雜品、工具或僅需外觀檢驗的物資，可由倉庫人員自行驗收，檢查外觀質量是否符合規范，是否完整，標識是否清楚，有無損壞。
• 凡屬設備類產品到貨驗收時，生技科專工必須到場根據設備訂貨技術協議認真核對型號、參數及配套附件，查看合格證、使用說明書、出廠檢測報告等是否齊全、相符，確認無誤后在倉庫驗收記錄單上簽字，做好到貨登記。
• 根據合同規定，需要過磅的，過磅后倉庫經辦人、地磅人員業需在過磅單上簽字。鋼材類產品需附產品質量證明書、合格證，由經銷商提供的產品質量證明書中經銷商的印章必需為紅章。對不符合合同標準要求的產品不得辦理驗收入庫手續。
• 直接卸貨到現場的物資，倉庫管理員應到現場驗貨，并辦理有關手續。
• 倉庫管理員不得無計劃接貨及超計劃接貨。本項由經手的倉庫管理員對收貨的合理性負責。
• 無特殊情況，倉庫不得暫存無入庫手續的物資。對于生產急需搶修物資確實需要辦理代存的貨物要做好登記記錄，由倉庫負責人簽字、確認。
• 不合格物資或未經專工鑒定的無合格證、材質單等物資嚴禁入庫，并通知采購業務員和物資管理處處長，及時補辦相關手續或做退貨處理。
• 物資應當日入庫，當日記帳。堅持月底結帳清點制度。所有物資驗收記錄要保存好。
• 低值易耗和通用類物資由倉庫提出采購計劃，按前述的程序審批采購，部分通用類物資實行“零庫存管理”。
• 設備備品定額低于備品定額的由生技科視實際情況提出采購計劃，按前述的程序審批采購。
• 廢舊物資退還倉庫時，必須辦理退庫登記手續。領用廢舊物資時實行批料單制度，倉庫應詳細登記廢舊物資帳。工程外協單位退料時須持工程材料計劃單，并經分管業務副 總以上領導簽字確認是我方所供工程材料，且為成品、合格、有利用價值的物資，方可辦理退庫手續。

二、物資出庫管理

• • 物資領用前，按批準權限審批開據領料單,領料單需分管副總以上領導簽字。
  • 領料單應注明規格型號、單位、數量、用途等，有特殊情況應注明。型號等不明確，倉庫不得發貨。
  • 物資發放應嚴格按批準的物資需求計劃辦理,無特殊情況嚴禁無計劃發料。
  • 倉庫管理員應做到無單不發貨,發貨前認真核對領料單內容。事故搶修物資由公司級值班領導或搶修部門負責人批準，可先發放，三天內補辦領用相關程序。
  • 領用劇毒、炸藥等物資須經使用部門負責人審核簽字，報分管領導審批，按照批準的物料申請計劃辦理領用手續。保管員發料并作好記錄。貴重物資如白金片、銀焊條等審批后依據物料申請計劃領用。
  • 物資應當日出庫，當日出帳。堅持月底結帳清點制度。
  • 外來協作單位領用物資，必須憑各單位分管業務副總以上領導簽字批料單，且需附工程項目材料計劃單（批料單必須與計劃單上材料相符），出庫時必須注明工程項目名稱、用途，無單不得發貨。
  • 領用物資時，雙方應共同清點數量，查看外觀、質量、名稱、型號及規格。領料人確認無誤領料出庫后，如發現差錯由領料人負責。
  • 倉庫保管員在系統做相關物資出庫程序操作，并打印出庫單，領料人簽字。

倉儲管理規定

• 入、出庫物資必須每天上帳，入庫物資應按物資目錄分類、分庫、分區儲存，同類物資按規格型號順序排列，做到庫、架、層、位“四定位”，賬、卡、簽、物齊全相符；根據物資的形狀和性質分類、捆扎、碼垛擺放，按照先入先出、下擺重、上擺輕、頂層擺不常動物品的原則，上庫架做到標記明顯、整齊美觀、便于收發和盤點。
• 每一庫房（料場）應設置物資存放平面定置圖，標示各類物資存放的區域，庫架（貨位）應設置類別標牌，以便識別，防止堆放混亂。
• 入庫物資按其性質確定保管的庫房、保養的方法和措施：易燃、易爆、易中毒、易感染、易腐蝕的物資必須專庫、專區、專架、專位，與其他物資隔離儲存；精密儀器、儀表類物資應密封、保溫；金屬類物資應防潮、防銹、防腐蝕；紡織品類物資應防蟲蛀、鼠咬、潮濕；橡塑類物資應防熱連粘、老化、重壓變形；玻璃瓷器類物資應避免碰撞、擠壓；液體物資應防碰撞、擠壓、滲漏、揮發；露天倉儲的物資應防曬、防濕、防凍、防風、防火。
• 各公司倉庫應按需要配齊保管員，按庫區劃分責。
• 物資保管員應對所保管的物資按物資性質所要求的條件，采取可靠措施進行保管和保養，并每天巡回檢查，發現隱患，即刻處理，保證庫存物資無丟失、無腐蝕、無變質、無損壞、無事故；應熟知自己所保管物資的種類、用途、保管保養技術要求。
• 倉庫人員對庫存的物資要隨時檢查清點，以保證賬、物、卡相符。
• 所有物資必須入庫后方可出庫，特殊情況需直接送到現場的物資，必須由倉庫人員到現場收貨，否則不得辦理入庫手續。
• 對易燃、易爆物資管理：氣體、油類、油庫等，要加強安全檢查和定期巡檢制度，消防設施配套要齊全。
• 防洪應急物資儲備要不定期檢查，確保物資齊全，隨時可用。
• 各倉庫結合財務及其他相關部門每半年盤點一次并出具盤點報告，年終盤點出具年終盤點報告。

廢舊物資管理規定

    一、 物資管理部是公司處理報廢物資的唯一部門。任何部門和個人不許私自回收和處置。各部門應及時將待處理的報廢物資移交物資管理部。

二、報廢物資處置：

報廢物資分固定資產類和非固定資產類。

（一）屬于固定資產類的報廢物資，資產管理部門要辦理《固定資產報廢審批單》，履行審批程序，報財務部備案。經鑒定同意報廢的固定資產，經批準后交物資管理部進行處理。

（二）屬于非固定資產的報廢物資，由使用部門按要求辦理退庫手續，運送到倉庫指定地點，由物資管理部各物資處進行處理。

報廢物資處置應根據招議標結果確定報廢物資回收單位。根據招議標結果由物資管理部與買方簽訂出售合同。

退庫的?；肺镔Y要定置管理，設專人保管，定期處理。未經辦理鑒定、審批報廢手續的報廢物資，任何人不得私自進行處理、廢棄、拆卸和銷售。

配件加工、設備加工維修管理規定

（一）外協加工、維修的配件、設備由使用部門發起申請，相關領導審核批準。

（二）技術復雜的由專工作為技術負責人審核簽字，并出具圖紙、方案。

（三）設備、配件維修完成后，由使用部門（專工）負責組織驗收，檢查、試驗合格后，在設備加工維修驗收單上填寫驗收意見。驗收單一式兩份，計劃發起人、維修單位各執一份。驗收合格，外協加工、維修申請人辦理接收手續，維修單位持計劃單、驗收單附發票辦理掛賬手續。驗收不合格，聯系物資管理部重新維修或提出其它處理意見。

氣體氣瓶的采購、驗收、使用管理規定

為規范氣瓶的安全使用，加強易燃易爆物品的管理，避免出現氣瓶安全事故，根據《中華人民共和國電業安全工作規程》，制定本規定：

• 氣瓶的定期檢驗周期、報廢期限應當符合有關安全技術規范及標準，供氣單位供應氣瓶時，必須提供氣瓶的檢驗證明，定期檢驗標志如鋼印標記、顏色標記、充裝標簽由倉庫檢查并做好記錄，對不符合要求的氣瓶拒絕接收；庫存氣瓶必須按國家要求定點存放。
• 工作中運輸和裝卸氣瓶時，必須配戴好氣瓶瓶帽和防震圈，輕裝輕卸，嚴禁拋、滑、滾、碰、撞、敲擊氣瓶，各安全閥要經常檢查。
• 氧氣瓶注意防止近油、爆曬，不得近火或靠近其他熱源；運輸時不得滾動或相互碰撞，不能與其他可燃物、可燃氣瓶同車運輸。
• 倉庫發放氣瓶時，氣瓶所有附件應符合規定，使用部門退庫時應維持原狀，附件損壞時憑批料單以舊換新，禁止將防震圈取下擱置一旁。
• 乙炔瓶工作時應直立放置，不準傾斜使用。不得搖動或碰撞；瓶體表面溫度不得高于40℃應置于陰涼通風處存放使用。
• 乙炔瓶與氧氣瓶隔離距離以及與明火距離不應小于10米，氣瓶附近禁止吸煙。
• 所有氣瓶必須具有氣體氣瓶顏色標志，即氧氣瓶的氣體氣瓶顏色為淡蘭色；乙炔氣瓶的氣體氣瓶顏色為白色。

物資出集團公司生產區的管理規定

為確保集團公司內部生產安全，加強對物資出入公司的規范性管理，特制定如下管理規定：

（一）本集團公司的車輛攜帶少量物資出公司，必須到門衛登記，并寫清楚物品名稱、數量、去向。經門衛核查后，方可放行。

（二）本集團公司的車輛攜帶設備及大批量物資，必須持有分管副總或部門負責人開具的出門證，并將出門證交給門衛，經門衛核查后，方可放行。

（三）對外單位的車輛攜帶物資出公司，必須持有分管副總或部門負責人開具的出門證，并將出門證交給門衛，經門衛核查后，方可放行。

（四）在非工作時間內，如有緊急情況攜帶物資出公司的，必須有分管副總或部門負責人的通知，方可放行，事后必須及時補辦出門手續。

（五）對攜帶的物資與開具的出門證不相符的（如有多帶物資的），門衛值班應及時上報保衛部，由保衛部門進行處理并追究相關人的責任。

（六）對本集團公司及外協單位的職工不履行管理規定，攜帶物資出公司的按有關規定進行處理。

物資管理考核獎懲管理規定

一、物資管理部負責按照《威海熱電集團有限公司物資管理制度》對各公司物資管理進行監督和考核。事前和事中按照物資管理的程序進行各環節的監控，事后進行檢查，對發現的問題提出處理意見。

二、發生下列情況之一的，根據情節輕重，依法依規追究相關人員的責任：

1.因工作失誤，造成物資損失浪費的；

2.因物資采購和籌資時間延誤、采購程序不規范、供貨商考察不嚴格等造成損失的；

3.因質檢、驗收、倉儲、使用等管理不善，發生物資流失、質量損失、虧庫損失的；

4.其他因工作不負責任而造成物資損失的。

5.未嚴格執行本規定，造成損失的責任人除賠償經濟損失外，根據損失數額進行調離崗位、待崗、開除公司籍等處理。違反經濟考核細則及廠規廠紀的，附帶處理。數額巨大，按法律程序處理。